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Messe-Nachbearbeitung

Verfasst von Peter Borstel

Dankenswerterweise stellte uns die Trensco GmbH in Uelzen nachfolgenden spannenden Gastbeitrag zur Verfügung. Autor ist Fritz Meier.

“Effiziente Nachbearbeitung ist unerlässlich”

Von Fritz Meier

Messeveranstaltungen stellen in Bezug auf die Akquise von Neukunden ein essentielles Werkzeug dar. Vor allem die Möglichkeit, mit potenziellen Kunden auf persönlicher Ebene kommunizieren zu können, ist eine der wesentlichen Stärken von Messen. Jedoch ist es für den Erfolg wichtig, dass aus dem Messegespräch eine langfristige Geschäftsbeziehung erwächst. Um dieses Ziel zu erreichen, ist eine sorgfältige Nachbearbeitung unerlässlich.

Geschwindigkeit zahlt sich aus

Während sich gewöhnliche Besucher nach dem Ende einer Messeveranstaltung bequem zurücklehnen können, geht die Arbeit für Aussteller nach dem Schließen der Tore erst richtig los. Zugegebenermaßen ist es für Unternehmen nicht immer leicht, sich nach dem Messetrubel direkt in die Arbeit zu stürzen, allerdings lohnt sich der Aufwand in jedem Fall. Da davon auszugehen ist, dass die Besucher auf der Veranstaltung neben dem eigenen Stand ebenfalls das Angebot der Konkurrenz begutachtet haben, spielt die Geschwindigkeit bei der Nachbearbeitung eine fundamentale Rolle. Nur wer die getätigten Messeversprechen zuverlässig und schnell einlösen kann, verschafft sich einen echten Wettbewerbsvorsprung.

Wer von einer effizienten Nachbearbeitung profitieren will, kommt in der Regel nicht um ein systematisches Vorgehen herum. So sichert eine strukturierte Bearbeitung von Messekontakten eine rasche Abwicklung, wodurch sichergestellt wird, dass dem Unternehmen keine Auftragschance entgeht. Grundsätzlich sollten Neukunden bei der Nachbearbeitung oberste Priorität genießen. Wird hier zu lange gezögert, entscheiden sich die Messekontakte eventuell für die Konkurrenz oder können das eigene Unternehmen in ihrem Gedächtnis nicht mehr richtig zuordnen. Da Messeauftritte nicht selten auch mit hohen Investitionskosten verbunden sind, bedeuten Szenarien dieser Art immer auch einen finanziellen Verlust. Wie sich die Nachbearbeitung ganz einfach optimieren lässt, zeigen die folgenden fünf Tipps.

In fünf Schritten zur optimalen Nachbearbeitung:

1. Ablauf der Nachbearbeitung schon vor der Messe festlegen

Damit die Nachbearbeitung nicht im Chaos endet, müssen schon im Vorfeld klare Strukturen geschafft werden. So muss jeder Mitarbeiter genau wissen, bis wann er welche Aufgabe zu erledigen hat. Die Festlegung von Hierarchien und einer fixen Zeitachse sind hier ein wichtiges Hilfsmittel. Weiterhin sollten standardisierte Formalitäten wie Anschreiben, Preislisten, Prospekte etc. bereits im Vorfeld konzipiert werden, um in der Nachbearbeitung wertvolle Zeit zu sparen.

2. Moderne Kommunikationskanäle nutzen

Die Kommunikation über Onlinekanäle ist heute ebenfalls von enormer Bedeutung, wobei im Rahmen der Bearbeitung von Messekontakten neben E-Mails und Newslettern vor allem die sozialen Medien für viele Unternehmen interessant. So lässt sich über Portale wie Facebook, Twitter oder Google+ nicht nur schnell und einfach Kontakt aufnehmen, sondern ebenfalls effektives Marketing betreiben. So reicht ein einfaches Folgen beziehungsweise Liken durch den Kunden aus, um ihn langfristig direkt mit Informationen zu Angeboten, Neuigkeiten oder Sonderaktionen zu versorgen.

3. Sofort mit dem Follow-Up beginnen

Eine Grundregel besagt, dass mit der ersten Nachbearbeitung von neuen Messekontakten innerhalb von 48 Stunden nach dem Gespräch begonnen werden sollte. So ist die Erinnerung an das Messegespräch beim Empfänger in den ersten Tagen noch sehr frisch, was die Chancen auf eine langfristige Geschäftsbeziehung verbessert. Weiterhin werden schnelle Antworten von vielen Neukunden als Wertschätzung wahrgenommen. Zudem unterstreicht eine zeitnahe Reaktion die Professionalität des eigenen Unternehmens.

4. Alt aber gut: Die Antwort auf dem Postweg

Im modernen Internetzeitalter erscheint die Antwort per Brief vielen als zu altmodisch und kostenintensiv, allerdings können klassische Mailings durchaus Erfolg versprechen. Vor allem hochwertiges Informationsmaterial mit ansprechender Haptik und persönlicher Adressierung wird häufig als eine Art individuelle Betreuung statt Massen-Email wahrgenommen. Auf diese Weise wird dem Kunden Seriosität vermittelt, was in der Regel sehr gut ankommt.

5. Fazit:

In der Gesamtbetrachtung zeigt sich, dass die Nachbearbeitung von Messekontakten mindestens genauso wichtig ist, wie der Auftritt selbst. Wer hier mit einer festgelegten Struktur arbeitet, kann sich einen effektiven Vorteil verschaffen.

Gastautor: Fritz Meier, Trensco GmbH.
Website: https://www.hd-toner.de

Über den Autor

Peter Borstel

Peter Borstel arbeitet seit 1991 im Messegeschäft, organisierte Messen im In- und Ausland. Er betätigte sich als Aussteller und Berater im Messebau. Seit 1. Januar 2004 ist er Chefredakteur des Messemagazins Trade Fairs International.

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