Messenachbearbeitung: Dran bleiben!

Wenn die Schlacht in den Messehallen geschlagen ist, geht es in vielen Fällen erst so richtig los. Wie beschrieben, dienen Messen besonders im Investitionsgüterbereich der Geschäftsanbahnung. Das bedeutet, dass sich Aussteller und Besucher am Stand unbedingt darauf verständigen müssen, wie im Anschluss weiter vorgegangen wird („Wann darf ich Sie nächste Woche anrufen?“ oder „Ich schicke Ihnen weitere Informationen/ein Angebot“). Eine unverbindliche Verabschiedung („Es hat mich gefreut, dass wir miteinander gesprochen haben“) reicht nicht.

Das „Follow-up“ setzt gute Aufzeichnungen des Messedialogs voraus. Bei manchen Ausstellern kommt es vor, dass schnelle, unleserliche Notizen gemacht werden. Wie erwähnt, verschwinden auch schon mal die Gesprächsbögen beim Abbau in einer Materialkiste – mit ärgerlichen Konsequenzen: Wer nicht weiß, was er mit dem Einkäufer am Stand besprochen hat, wird mit ihm wohl kaum ins Geschäft kommen. Und wer als Aussteller ein willkürliches Angebot unterbreitet, dürfte vom Adressaten nicht als professionell und zuverlässig wahrgenommen werden. Zudem dienen Messen heutzutage weniger der allgemeinen Information, hier stellt das Internet eine wertvolle Quelle dar. Vielmehr erscheint ebenso die Person hinter dem Produkt wichtig – genauso wie der Aufbau gegenseitigen Vertrauens. Das geht nur über ein individuelles Nacharbeiten, aber nicht über ein allgemeines Mailing!

Was den Zeitpunkt des Nachfassens nach der Messe angeht, kursieren wildeste Vorschläge. Auf dem Höhepunkt der New Economy sind „Angebote in Echtzeit“ propagiert worden. Direkt vom Messestand wurden die Offerten zum Firmensitz des Messebesuchers gemailt. Hintergedanke: Der Besucher kann sich dadurch schon am Abend oder gleich nach seiner Rückkehr mit Details beschäftigen. Sicherlich mag es einzelne Menschen geben, die sich über solche Turbo-Reaktionen freuen. Die Mehrheit kommt jedoch mit unzähligen Eindrücken von einer Messe zurück und mit einer vollen E-Mail-Box. Da das Abarbeiten eine Menge Zeit kostet, ist jede nicht eingegangene Mail zunächst ein Segen.

Zu viel Müßiggang könnte aber gefährlich sein. Sofern nichts anderes besprochen wurde, hat die Kontaktaufnahme einigermaßen zeitnah nach der Messe zu erfolgen. Sonst agiert die Konkurrenz möglicherweise schneller. Maßgeblich ist das am Stand vereinbarte Zeitfenster. Ideal wäre das erneute Kontaktieren innerhalb der ersten 14 Tage nach Messeschluss. Das hat den Vorteil, dass sich der potenzielle Kunde leichter an das Gespräch am Stand erinnert – was bei der Vielzahl der Messedialoge nicht selbstverständlich sein muss.

Manchmal passiert es bei der Nachbearbeitung, dass die optimistische Stimmung auf der Messe hinterher einer eher sachlichen Skepsis weicht. Das braucht den Aussteller nicht zu entmutigen. Erstens wird nicht jeder Messedialog automatisch ein Geschäft. Zweitens besteht Beratungsbedarf, wenn das Projekt komplex und die Investition hoch ist. Und drittens höhlt steter Tropfen den Stein. Ein beharrliches Dranbleiben steigert die Chancen. Bis es zum Erfolg kommt, sind vielleicht sogar verschiedene Zwischenstufen und Termine notwendig.

Neben ungenügenden Aufzeichnungen droht noch eine weitere Gefahrenquelle bei der Messenachbearbeitung: die schlechte interne Organisation beim Aussteller. Nach der Messe kommen die Standmitarbeiter zurück ins Tagesgeschäft. Manche Dinge sind derweil liegengeblieben und bedürfen dringender Erledigung. Es könnte dazu kommen, dass die Nachbearbeitung der Kontakte mal so nebenbei oder alibimäßig erfolgt. Schließlich besteht – zumindest gefühlt – kein unmittelbarer Zeitdruck.

Das darf nicht sein! Unbedingt sind Phasen einzurichten, in denen sich die Mitarbeiter nur um das Kontaktieren der Standbesucher kümmern – zum Beispiel ein ganzer Tag pro Woche oder zwei. Nur so lässt sich der Messeauftritt mittelfristig in klingende Münze umsetzen, da gerade für die Nacharbeit viel Konzentration und Zeit nötig ist. Natürlich sind die heißesten Interessenten zuerst anzugehen, die weniger heißen danach. Und: Auch unter den vermeintlichen Fröschen befindet sich manchmal unerwartet ein Prinz.

Das Team gewinnt auch im Nachmessegeschäft

Es kommt vor, dass ein Mitarbeiter am Messestand das Gespräch geführt hat, obwohl er für den Kunden nicht zuständig ist. Das könnte beispielsweise der Fall sein, wenn es regionale Vertriebsleiter oder Account-Manager gibt. Da besteht schon mal die Gefahr, dass ein Kontakt als zweitrangig angesehen wird, weil hinterher der Kollege davon profitiert. Um so etwas zu vermeiden, müssen schon im Vorfeld entsprechende Mechanismen entwickelt werden. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass mit der gleichen Motivation ans Werk gegangen wird wie beim „eigenen“ Kunden. Ob es sich dabei um finanzielle oder andere Anreize handelt, hängt vom jeweiligen Aussteller selbst ab. Jedes Unternehmen muss da eigene Strategien entwickeln – um für die Messetage und danach den nötigen Teamgeist zu erzeugen.

Einmal geknüpfte Kontakte dürfen nicht delegiert werden – etwa an den Assistenten, die Azubine oder den Kollegen (außer die Zuständigkeit oder Kompetenz erfordern es). Es geht ja um die persönliche Beziehung, die gepflegt werden will. Das unterscheidet Messen von Call-Centern, die vornehmlich auf das anonyme und unpersönliche Massengeschäft abzielen.

KOMPAKT

  • Messenachbearbeitung ist nur mit sauberen und verständlichen Aufzeichnungen der Messegespräche möglich
  • Am Stand getroffene Verabredungen sind zeitnah umzusetzen
  • Auf besprochene Dinge ist unbedingt Bezug zu nehmen
  • Messenacharbeit darf nicht nebenbei oder durch Fremde erfolgen
  • Beharrliches Dranbleiben erhöht die Chancen